itibar yönetimi denince akla çoğunlukla kriz anında yapılan açıklamalar gelir. Oysa bir krizin nasıl yönetildiğini belirleyen şey, kriz başladıktan sonra alınan kararlardan çok, öncesinde yapılmış hazırlıktır. Hazırlıksız yakalanan bir kurumda ilk saatler kimin ne söyleyeceğinin tartışılmasıyla geçer ve bu gecikme çoğu zaman krizin kendisinden daha fazla zarar verir.

Hazırlığın ilk parçası risk haritasıdır. Her kurumun kendi faaliyet alanından kaynaklanan öngörülebilir riskleri vardır: üretim kaynaklı bir sorun, bir tedarik zinciri aksaması, çalışanla ilgili bir olay, dijital ortamda yayılan bir iddia. Bu senaryoların önceden listelenmesi ve her biri için temel yaklaşımın belirlenmesi, gerçek bir olayda kazanılan zamanı belirler.

İkinci parça sözcü hazırlığıdır. Krizde kimin konuşacağı, hangi konuda hangi düzeydeki yöneticinin devreye gireceği ve bu kişilerin kamera ya da mikrofon karşısında nasıl bir tavır alacağı önceden çalışılmalıdır. Doğru içeriğe sahip bir açıklama, hazırlıksız bir sunumla aktarıldığında beklenen etkiyi yaratmaz. Provalı bir sözcü, kriz anında kurumun en güçlü savunma hattıdır.

Üçüncü parça süreç ve karar mekanizmasıdır. Bilginin kurum içinde kime ulaşacağı, kararı kimin vereceği, onay zincirinin nasıl işleyeceği ve iletişimin hangi kanaldan yürütüleceği yazılı olmalıdır. Krizin ilk saatlerinde bu soruların cevabı aranmıyorsa, kurum reaksiyon vermek yerine yön verebilir. itibar yönetimi çalışmalarının en somut faydası tam olarak burada görülür.

Dördüncü parça ise kriz olmadığı dönemde yapılan düzenli iletişimdir. Paydaşlarıyla sürekli ve şeffaf bir ilişki kurmuş bir markanın kriz anındaki sözü daha kolay kabul görür. Yıllarca sessiz kalıp yalnızca sorun çıktığında konuşan bir kurum ise inandırıcılık açısından baştan dezavantajlıdır. Brandworks, itibar yönetimi çalışmalarında hem bu düzenli iletişimi hem de kriz hazırlığını birlikte planlayarak markanın güven zeminini korumasına destek olur.