etkinlik ajansı ile yürütülen bir lansman, çoğu kişinin sandığı gibi etkinlik gününde başlayıp o akşam biten bir çalışma değildir. Asıl iş haftalar önce başlar ve etkinlik bittikten sonra da devam eder. Etkinlik günü, uzun bir sürecin yalnızca en görünür anıdır.

Planlamanın ilk adımı, etkinlikten ne beklendiğinin tanımlanmasıdır. Bir ürünün basına tanıtılması, bir iş ortaklığının duyurulması, mevcut müşterilerle ilişkinin güçlendirilmesi ya da kurumun bir konuda uzmanlık algısı kurması birbirinden çok farklı kurgular gerektirir. Basına yönelik bir lansmanla müşteriye yönelik bir buluşmanın davetli listesi de formatı da aynı olamaz.

İkinci adım zamanlamadır. Sektörün yoğun dönemleri, rakip markaların takvimi, gündemin durumu ve medyanın çalışma temposu tarih seçimini doğrudan etkiler. Doğru kurgulanmış bir etkinlik, yanlış bir günde yapıldığı için hak ettiği ilgiyi görmeyebilir. Davet sürecinin ne zaman başlayacağı ve hatırlatmaların hangi aralıkla yapılacağı da katılım oranını belirleyen unsurlardır.

Üçüncü adım etkinliğin iletişimle bütünleşmesidir. Etkinlik öncesinde medyaya sunulacak bilgi, etkinlik sırasında oluşacak görsel ve video içerik, sözcülerin hazırlığı ve etkinlik sonrasında paylaşılacak materyaller tek bir plan içinde ele alınmalıdır. Etkinliğin kendisi iyi geçse bile bu içerik akışı kurgulanmamışsa, salondaki etki salonun dışına taşınmaz. Brandworks, etkinlik ajansı çalışmalarında bu bütünü baştan planlar.

Son adım ise değerlendirmedir. Katılım oranı, davetlilerin profili, medyada oluşan yansıma, üretilen içeriğin kullanım ömrü ve sonrasında gelen geri dönüşler birlikte okunduğunda etkinliğin gerçek katkısı ortaya çıkar. Brandworks, lansman ve etkinlik süreçlerini bu bütünlük içinde ele alarak markanın yatırdığı emeğin tek bir güne sıkışmasını önlemeyi hedefler.