Gün içinde kaç toplantıya giriyorsunuz? Ve bu toplantıların kaçından gerçekten bir şey çıkıyor?

Yapılan araştırmalar, toplantıların %63'ünün planlanmış bir gündemi olmadığını gösteriyor. Microsoft'un araştırması ise hedefsiz toplantıların çalışanların üçte birini verimsiz hissettirdiğini ortaya koyuyor. 

Peki ne yapmalı?

Gündem belirleyin. Toplantı katılımcılarının gündeme önceden katkıda bulunması, online toplantıların verimliliğini ciddi ölçüde artırır. Takvim davetine konuyu ekleyin ya da toplantıdan 24-48 saat önce ilgili dokümanı paylaşın.

Doğru kişileri davet edin. Online toplantılar için 2-10 kişilik gruplar en etkin iletişime olanak tanır. "Her ihtimale karşı herkesi çağırma" alışkanlığından vazgeçin.

Teknik kontrol yapın. Toplantı sırasında sürprizlerle karşılaşmamak için 10-15 dakika önceden sistem ve cihazlarınızı kontrol etmek oldukça önemlidir. 

Tek işe odaklanın. Online toplantılarda birçok işi bir arada yapma hatasına düşmeyin. Sunum yapılırken e-posta okumak gibi davranışlar kritik bilgileri kaçırmanıza yol açabilir. 

Kameraya bakın. Ekrana değil kameraya bakın ve karşınızdakine göz teması kurduğunuzu hissettirin. Yüz yüze iletişimin sıcaklığını dijitale taşımanın en kolay yolu bu.

Herkesi konuşturun. Sanal toplantılarda ses çıkarmadan dinlemek kolay, tartışmaya girmek daha zordur. Bu yüzden toplantının birden fazla noktasında katılımcıları konuşmaya davet edin. 

Süreyi kısın. Maksimum bir saat veya daha kısa toplantılar organize edin ve belirlenen zaman sınırına sadık kalın. 

Toplantıdan elde edilen sonuçları somut veriler üzerinden katılımcılarla paylaşın ve geri bildirim alın. Karar alındı mı? Sorumluluk kime verildi? Bir sonraki adım ne? Bunları yazıya dökmeden toplantıyı kapatmayın.